KVKK Hakkında Bilgilendirme

1. Amaç ve Kapsam

Ziyaret ettiğiniz edutime.app web sitesi, Icesoft Yazılım Teknolojileri Ltd.Şti. ‘ye bağlıdır.

İşbu Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın (“Politika”) temel amacı, Şirket tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda kişisel verileri şirketimiz tarafından işlenen kişileri bilgilendirerek şeffaflığı sağlamaktır.

Bu Politika, Şirket tarafından yönetilen tüm kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik yürütülen faaliyetlerde, ilgili detaylı veri prosedürleri ile uygulanmaktadır.

2. Tanımlar

KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

GDPR: Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak, onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi

İlgili Kişi: Şirket ve Şirket’in bağlı iştiraklerinin; ticari ilişki içinde bulunduğu çalışanları, müşterileri, iş ortakları, hissedarları, yetkilileri, potansiyel müşterileri, aday çalışanları, stajyerleri, ziyaretçileri, tedarikçileri; iş birliği içinde çalıştığı kurumların çalışanları, üçüncü kişiler ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere kişisel verisi işlenen gerçek kişiler.

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

Kişisel Verilerin Anonim Hâle Getirilmesi: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dâhi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmeyecek hâle getirilmesi

Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi işlemi

Şirket: Icesoft Yazılım Teknolojileri Ltd.Şti.

KVK Kurulu/Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

KVK Kurumu/Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu

3. Politika

Şirket, belirli iş faaliyetleri ve fonksiyonlar ile ilgili olarak kişisel verilerin korunması ve bilgi güvenliğinin sağlanmasını ele alan farklı politikalara da sahiptir. Bu Politika, ek şartlar içermedikçe veya kişisel verilerin korunması için daha yüksek standart talep etmedikçe, Şirket’in işbu farklı politikalarındaki veri koruma şartlarını geçersiz kılmaz.

Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması hakkında, yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri öncelikli olarak uygulama alanı bulacak; ilgili mevzuat ile işbu Politikanın hükümleri arasında çelişki bulunduğu takdirde, güncel mevzuat hükümleri öncelikli olarak geçerli olacaktır.

İşbu Politika, kişisel verilerin korunması için KVKK ve ilgili sair mevzuat hükümlerinde öngörülen kural ve prosedürlere göre oluşturulmuştur. Bu anlamda, Veri Sorumlusu da KVKK uyarınca, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ile muhafazasını sağlamakla yükümlü olduğundan, gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri almak zorundadır.

4. Kişisel Veriler İşlenirken Uyulacak İlkeler

Şirketimiz, tüm Kişisel Veri İşleme faaliyetleri kapsamında, aşağıda açıklanan genel ilkelere uygun şekilde hareket eder:

• Kişisel verilerin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun ve şeffaf şekilde işlenmesi
• Kişisel verilerin, sadece belirli, açık ve meşru amaçlarla toplanması
• Kişisel verilerin, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması
• Kişisel verilerin, doğru ve gerektiğinde güncel olması, gecikme yaşanmadan silinmesi veya düzeltilmesi
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi
• Kişisel verilerin, uygun güvenlik tedbirlerinin sağlanmasına yönelik olarak işlenmesi

5. Toplanan Kişisel Veriler

Şirketimiz tarafından toplanan Kişisel Verileriniz, Şirketimiz ile olan ilişkinin niteliği ve kanuni yükümlülüklere göre değişmektedir. Toplanan Kişisel Verileriniz şu şekilde sıralanabilecektir:

• Kimlik Bilgisi (gerekli olduğu ölçüde değişkenlik göstermek üzere, T.C. kimlik numarası, ad, soyad, pasaport numarası, nüfus cüzdanı paylaşılması hâlinde cüzdanda yazılı bilgiler, fotoğraf, vb.)
• İletişim Bilgisi (E-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, adres vb.)
• Müşteri Bilgisi (kişiyle ilişkilendirilen müşteri numarası, müşteri gelir bilgisi, müşteri meslek bilgisi, araç plakası, eğitim bilgisi vb.)
• Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi (özellikle çalışan adayları ile ilgili olarak Veri Sahibinin çocukları, eşleri ile ilgili kimlik bilgisi, iletişim bilgisi ve profesyonel, eğitim bilgileri vb.)
• Müşteri İşlem Bilgisi (kişiyle ilişkilendirilen bir talimat ve talebe bağlı CDR (call detail record), call center kayıtları, kredi kartı ekstresi, gişe dekontları, müşteri talimatları, buna yönelik kanallarda kaydedilen kayıtlar vb.)
• İşlem Güvenliği Bilgisi (internet sitesi şifre ve parola bilgileri vb.)
• Risk Yönetimi Bilgisi (Kişisel Veri Sahibiyle ilişkilendirilen adres kayıt sistemi kayıtları, IP adresi izleme kayıtları vb.)
• Finansal Bilgi (yasal bir takip olması hâlinde, resmi mercilerden gelen bilgi paralelinde; kredi kartı borcu, kredi tutarı, kredi ödemeleri, borç bakiyesi, alacak bakiyesi vb.) ve muhasebe bilgisi ile buna ilişkin kayıtlar
• Çalışan Adayı Bilgisi (özgeçmiş, mülakat notları, kişilik testleri sonuçları vb.)
• Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi (mahkeme ve idari merci kararları gibi belgelerde yer alan veriler vb.)
• Denetim ve Teftiş Bilgisi (Veri Sahibiyle ilişkilendirilen yasal takip ve haklarımızı ileri sürmemize ilişkin her türlü kayıt ve işleme ilişkin bilgiler vb.)
• Özel Nitelikli Kişisel Veri (sağlık ile ilgili veriler, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler)
• Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgisi (kişiyle ilişkilendirilen ürün ve hizmetlerimizle ilgili Şirketimize yaptığı talep ve şikayetlerle ilgili toplanan bilgiler ve kayıtlar ile bunların sonuçlarının ilgili iş birimleri tarafından değerlendirildiği raporlara yönelik bilgiler vb.)
• İtibar Yönetimi Bilgisi (kişiyle ilişkilendirilen ve şirketimizin ticari itibarını korumak maksatlı toplanan bilgiler vb.)
• Görsel İşitsel Veri (fotoğraflar, kamera kayıtları, işitsel kayıtlar vb.)
• Sayılan Kişisel Veri tipleri, işlenen tüm verilerinizi kapsamamakta olup, Şirketimiz tarafından sayılan verilere benzer tipte Kişisel Veriler işlenebilmektedir.

6. Kişisel Verileri İşleme Amaçları

Şirketimiz, KVKK ve ilgili sair mevzuat uyarınca, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında ilgili kişileri aydınlatmaktadır. Bu bağlamda, Şirket tarafından ilgili kişiye kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen verilerin kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği, kişisel veri toplama yöntemi ve kişisel veri toplamanın hukuki sebebi hakkında aydınlatma/bilgilendirme yapılır.

Kişisel veri işleme amacı, şirket ile kişisel veri sahibinin ilişkisi ve işin hukuki niteliğine göre değişmektedir.

Şirket tarafından işlenen kişisel verileri işleme amaçları şu şekildedir:

• Şirkete özel ticari faaliyetlere ilişkin planlama ve geliştirme, işin icrası kapsamında;
  • Hukuken gerekli işlemlerin gerçekleştirilmesi, yükümlülüklerin ifası
  • Resmî kurumlara yapılan bildirimler
  • Sözleşmelerin kurulması ve ifasına ilişkin faaliyetler
  • Müşterilerle ilişkilerin yürütülmesi, yönetilmesi, planlanması ve icrasına ilişkin faaliyetler
  • Sözleşme sonrası hizmetlerin gerçekleştirilmesine yönelik faaliyetler
  • Danışmanlık faaliyetlerinin takibi, planlanması ve icrası
  • Finans ve muhasebeye yönelik faaliyetlerin planlanması, takibi ve icrası
  • Bilişim teknolojileri ve veri güvenliği faaliyetlerinin planlanması ve icrası
  • Şirketin fiziksel ve elektronik / ağ güvenliğine yönelik çalışmaların planlanması ve icrası
• Marka bilinilirliğini arttırmak kapsamında;
  • Kurum, kurum faaliyetleri ve marka hakkındaki algı düzeyini arttırmaya yönelik aksiyonların planlanması ve icrası
  • Organizasyon, toplantı, davet ve etkinliklerin planlanması, yönetimi ve icrası
  • Hizmet sonrası ya da hizmet devam ederken talep ve şikâyet süreçlerinin yönetilmesi ve sonuçlandırılması kapsamında;
  • Talep ve şikayetlerin alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılmasına yönelik faaliyetler,
  • Sözleşme ilişkisinden doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesine yönelik işlem ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesi ve takibi
• Kurumsal ilişkilerin planlanması, icrası ve yönetilmesi kapsamında;
  • Tedarikçi / müşteri / iş ortağı ile ilişkilerin yönetimi, geliştirilmesi, planlanması ve icrası
  • Kurumsal yönetim ve iletişim faaliyetlerinin kurgulanması ve icrası
  • Şirket dışı eğitim alma ve verme gibi faaliyetlerin planlanması ve icrası
• Şirketin ve Şirketle iş ilişkisi bulunan kişilerin; hukuki, teknik ve ticari güvenliğinin temin edilmesi kapsamında;
  • Yetkili kurum ve kuruluşlara, hukuki yükümlülük nedeniyle bilgi verilmesi ve / veya denetime ilişkin faaliyet ve yükümlülüklerin ifası
  • Şirket ve yerleşkelerinin ve şirketin ilişki içerisinde olduğu tarafların, fiziki ve / veya elektronik ortamlarının güvenliğinin temini
  • Şirketin iş ilişkisi içerisinde olduğu taraflara ilişkin kayıtların tutulması, ticari güvenliğe yönelik çalışmaların organize edilmesi, icrası ve denetimi
  • Verilerin doğru ve güncel olarak tutulmasına yönelik faaliyetlerin yerine getirilmesi
  • İş Sağlığı ve / veya güvenliği süreçlerinin planlanması ve / veya icrası
  • Şirkete giriş-çıkış yapan her türlü ziyaretçiye ilişkin yükümlülüklerin, hukuka uygun şekilde yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenmektedir.

7. Kişisel Verilerin İşlenme Yöntemleri ve Hukuki Sebep

Kişisel veriler, kişisel veri sahibinden veya kişisel veri sahibinin açık rızasını bildirdiği üçüncü kişilerden elde edilebilir. Elde edilen bu kişisel veriler; toplama, kaydetme, düzenleme, yapılandırma, saklama, uyarlama, değiştirme, kullanma, aktarma, silme, yok etme, anonimleştirme yöntemleri ile işlenebilir.

Kişisel veriler, KVKK md.5’te sayılan meşru sebeplerden birinin varlığı hâlinde, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın yukarıdaki yöntemlerden biri veya birkaçı ile işlenebilirler:

• Kanunlarda ve ilgili herhangi mevzuatta açıkça öngörülmesi
• Fiili imkânsızlık nedeniyle, rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

8. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası

• Şirketimiz, kişisel verilerin saklanma sürelerini belirlerken, yürürlükte bulunan mevzuatı ve sürece konu olan verilerin işlenme amaçlarını göz önünde tutarak tespit yapmaktadır. Bu kapsamda, Kişisel Veri İşleme faaliyetine ilişkin yasal yükümlülükler ile zaman aşımı süreleri söz konusuysa mutlaka dikkate alınmaktadır. KVKK’nın 7.maddesi ve ilgili diğer mevzuat hükümleri gereğince, işlenen kişisel verilerin işleme sebeplerinin ortadan kalkması hâlinde, Şirket’in kararı, periyodik kontrolü ve / veya ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, imha edilir veya anonim hâle getirilir.
• Tarafımıza herhangi bir yolla hatalı olarak iletilen veya ilgili kişinin iradesinin, açık rıza vermeye yönelmediği anlaşılan durumlarda aktarılan kişisel veriler, Şirketimiz tarafından Kanun’a uygun yöntemler ile derhâl imha edilir.
• Şirketimiz, verinin toplanma sebebi ile bağlantılı olarak, kişisel veriyi veri sahibinin kimliğinin saptanmasına olanak verecek şekilde, gerekli olandan uzun süre saklamayacaktır.
• Şirketimiz, kişisel veriyi, veri sahibinin hak ve özgürlüklerini koruma ve veri güvenliğini sağlama amacıyla uygun teknik ve organizasyonel tedbirleri alarak, sadece kamu yararı, bilimsel veya tarihsel araştırma veya istatistik amaçlarıyla daha uzun süre saklayabilir.
• Kişisel verinin her bir kategorisi için saklama süresi ve Şirket’in veriyi saklamak zorunda olduğu yasal yükümlülükler de dahil olmak üzere, bu sürenin belirlenmesinde kullanılan kriterler, Şirketimizin Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’nda belirtilmiştir ve tüm durumlarda uygulanacaktır.

9. Kişisel Verilerin Aktarılması

a. Yurt İçi Aktarım

Kişisel verilerin KVKK veya ilgili mevzuat gereği, idari ve adli kurum ve kuruluşlara aktarımını zorunlu kıldığı durumlar saklı kalmak üzere, Şirket tarafından ilgili kişilere ait kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın başka kişilere aktarılmamaktadır fakat KVKK’nın 5 ve / veya 6. maddesinde sayılı hususların söz konusu olduğu durumlarda, hukuka uygunluk sebebi varlığından dolayı, açık rıza aranmaksızın kişisel verileriniz yasal çerçevede ilgili kurum ve kuruluşlara aktarılacaktır.

Şirketimiz, işbu aktarım ile ilgili de Veri Sahibini aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmektedir. Buna göre aktarım yapılabilecek kurum, kuruluş ve / veya kişiler aşağıda sayılmıştır.

b. Yurt Dışı Aktarım

Şirket, KVKK ve ilgili mevzuatta öngörülen şartlara uygun ve gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve ilgili kişinin açık rızasını da alarak kişisel verileri yurt dışına aktarabilir. İlgili kişinin açık rızasının aranmadığı hâller için, kişisel verinin aktarılacağı ülkenin “güvenli ülke” statüsünde olması ve yeterli korumayı sağlayıp sağlamadığı şartı aranır. Kurul tarafından veri aktarılan ülkenin güvenli ülke statüsünde sayılmadığı durumlar için, Kurul izni ile yeterli korumayı taahhüt edecek bir veri aktarım protokolü imzalanır.

c. Aktarım Yapılan Kurum, Kuruluşlar ve Kişiler

• Şirketimiz, kişisel verileri; İş Hukuku, Borçlar Kanunu, Gelir Vergisi Kanunu, Ticaret Kanunu, Özel İstihdam Büroları Yönetmeliği ve hizmetlerimiz ile ilgili diğer tüm mevzuat çerçevesinde sayılı mevzuatlar gereğince;
  • İlgili kamu kurum ve kuruluşlar,
  • Yetkili merciler,
  • Vergi Daireleri, işyeri müfettişleri, İŞKUR, Bölge Çalışma ve SGK başta olmak üzere idari kurum ve kuruluşlarla paylaşabilir.
  • Talep olması hâlinde, mahkemelere ve diğer resmi-adli mercilerle paylaşabilir.

10. Veri Güvenliğini Sağlamaya Yönelik Tedbirler

Şirketimiz, kişisel verilerin güvenliğini sağlamaya yönelik veri ihlallerini engelleyecek teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda Şirketimiz;

• İdari açıdan;
  • Mevcut risk ve tehditleri belirlemek üzere risk denetimi yapmaktadır
  • Çalışanlara yönelik farkındalık çalışmaları periyodik olarak yapılmaktadır
  • Kişisel veri güvenliği politikaları ve prosedürleri bulunmaktadır
  • Veri minimizasyonu anlayışını benimseyerek, kişisel verilerin mümkün olduğunca azaltılması için çalışmaktadır
• Teknik açıdan;
  • Siber güvenliğin sağlanması
  • Kişisel veri güvenliğinin takibi
  • Kişisel veri içeren ortamların güvenliğinin sağlanması
  • Kişisel verilerin güvenli alanlarda ve bulut bilişim sistemlerinde saklanması
  • Bilgi teknolojileri sistemleri tedariki, geliştirme ve bakımı için gerekli yazılımsal ve donanımsal tedbirleri alarak, kişisel verileri kanunun öngördüğü şartlarla işlemektedir

11. Veri Envanteri

Şirketimiz, KVKK ve GDPR uyumluluk süreci boyunca, riskleri ve fırsatları tespit etmek için yaklaşımının bir parçası olarak bir veri envanteri oluşturmuştur. Şirket’in veri envanteri şunları belirler:

• Kişisel veriyi kullanan iş süreçleri
• İşlenen kişisel veri
• İşlenen özel nitelikli kişisel veri
• Kişisel veri sahibi
• Kişisel verileri toplama yöntemi-kişisel verinin kaynağı
• Kişisel veri işleme amacı
• Kişisel veri işlemenin hukuki sebebi
• Kişisel veri saklama süresi
• Kişisel verilerin işlendiği ortamlar
• Kişisel veriyi imha yöntemi
• Her türlü veri aktarımı
• Veri aktarılan alıcı / alıcı grubu
• Aktarım yöntemi ve amacı
• Teknik ve idari tedbirler

12. Veri Sahibinin Hakları

KVKK md.11 kapsamında, veri sahibinin aşağıda sayılan hakları bulunmaktadır ve dilediği takdirde veri sorumlusuna onun belirlediği yöntemlerle ulaşarak haklarını kullanabilir:

• Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileri işlenmişse, bu bilginin yapısına ilişkin bilgi talep etme ve kime ifşa edildiğini öğrenme
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme ve bu yönde yapılan işlemin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde, bunların düzeltilmesini ve bunun üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İlgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde, zararın giderilmesini talep etme

13. Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

KVKK düzenlemeleri gereğince; aşağıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, Yenibosna Merkez Mh. 29 Ekim Cd. Vizyon Park 4.Plaza K3: Ofis:302 İstanbul, Türkiye adresine, kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden ya da posta ile imzalı olarak iletmeniz durumunda, talebiniz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılacaktır.

İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.